Program Studi D-IV Kearsipan UT Edukasi Warga RPTRA Sungai Bambu tentang Pengelolaan Arsip Keluarga

Jakarta Utara – Program Studi D-IV Kearsipan Universitas Terbuka (UT) menggelar kegiatan pengabdian kepada masyarakat (PKM) berupa edukasi dan pendampingan pengelolaan arsip keluarga di Ruang Publik Terpadu Ramah Anak (RPTRA) Sungai Bambu, Kelurahan Sungai Bambu, Kecamatan Tanjung Priok, Jakarta Utara, Kamis (30/4/2026). Kegiatan tersebut diikuti sekitar 80 warga dengan tujuan meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya menjaga dokumen keluarga dari risiko kerusakan, terutama akibat bencana.

Ketua pelaksana kegiatan, Habiburrahman, M.A., mengatakan program ini merupakan implementasi Tridharma Perguruan Tinggi, khususnya dalam bidang pengabdian kepada masyarakat. Menurutnya, pengelolaan arsip keluarga masih sering diabaikan, padahal memiliki nilai hukum, administrasi, dan sejarah yang sangat penting.

“Kami ingin membangun kesadaran bahwa arsip keluarga merupakan investasi jangka panjang. Tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan administrasi saat ini, tetapi juga menjadi jejak sejarah keluarga di masa depan,” ujar Habiburrahman.

Kegiatan bertema “Edukasi dan Pendampingan Pengelolaan Arsip Keluarga” ini menghadirkan dua narasumber, yakni Prof. Dr. Effendi Wahyono, M.Hum. dan Siti Samsiyah, S.S., M.Si., yang merupakan dosen Program Studi D-IV Kearsipan UT. Sementara sesi praktik pendampingan dipandu oleh Aulia Nurdiansyah, S.Pd., M.A., yang memberikan bimbingan teknis mengenai tata kelola arsip keluarga.

Dalam pemaparannya, para narasumber menjelaskan bahwa arsip keluarga tidak sekadar kumpulan dokumen, tetapi merupakan bukti autentik identitas, hak keperdataan, dan kepemilikan aset yang menjadi dasar dalam mengakses berbagai layanan publik.

Peserta juga diberikan pemahaman mengenai cara mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, seperti dokumen kependudukan, pendidikan, keuangan, dan kepemilikan aset, sehingga lebih mudah disimpan maupun ditemukan saat dibutuhkan.

Kegiatan ini dilatarbelakangi kondisi Jakarta yang rentan terhadap bencana banjir. Dokumen penting, seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), akta kelahiran, ijazah, hingga sertifikat tanah, kerap mengalami kerusakan akibat genangan air. Kondisi tersebut mendorong tim PKM UT untuk memberikan edukasi mengenai langkah-langkah penyelamatan arsip sejak dini.

Selain penyampaian materi, peserta juga mengikuti praktik penyimpanan arsip yang aman. Warga diajarkan menggunakan wadah kedap udara, menyimpan dokumen di lokasi yang lebih tinggi, serta mulai melakukan digitalisasi sebagai salinan cadangan (backup) apabila dokumen fisik mengalami kerusakan.

Antusiasme peserta terlihat dari banyaknya pertanyaan yang disampaikan, mulai dari cara menyelamatkan dokumen yang telah rusak akibat banjir hingga teknik digitalisasi arsip keluarga menggunakan perangkat sederhana.

Melalui kegiatan ini, Program Studi D-IV Kearsipan Universitas Terbuka berharap kesadaran masyarakat terhadap pentingnya pengelolaan arsip keluarga semakin meningkat. Kolaborasi antara akademisi, mahasiswa, dan warga diharapkan mampu membangun budaya sadar arsip, memperkuat tertib administrasi, serta meningkatkan kesiapsiagaan masyarakat dalam melindungi dokumen penting dari risiko bencana.

Editor : Hary