Pola Kelola Arsip Tangsel Terbaik se-Banten

18.143.23.153- Kantor Arsip Kota Tangerang Selatan (Tangsel) tahun 2016 menargetkan selesai lakukan penataan kearsipan di seluruh kecamatan maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Kendati baru menyelesaikan di dua kecamatan, sudah ada prestasi diraih di tingkat provinsi.

Sejauhini, penataan kearsipan baru dapat terselesaikan di dua kecamatan, yakni Pondok Aren dan Ciputat Timur. Untuk lima kecamatan lainnya, diproyeksikan akan selesai di tahun 2016 mendatang.

Kepala Kantor Arsip Daerah Kota Tangsel, Rochijah mengutarakan, arsip adalah kekuatan yang bisa membuktikan satu kegiatan diwaktu yang lama. Usia arsip terbagi atas lima tahunan, puluhan, hingga ratusan tahun.

“Arsip lima tahunan biasanya kegiatan daerah yang dilakukan setiap bulan. Sementara yang lebih dari itu seperti data status tanah atau lainnya,” jelas Rochijah, Jumat (4/12).

Untuk mendorong hal itu, seluruh pegawai kelurahan, kecamatan, maupun SKPD dituntut memiliki kemahiran dalam pengelolaan arsip. Pebinaan yang telah, sedang, dan akan dilakukan mencakup pembekalan materi terkait bagaimana cara mengelola arsip secara baik dan benar, cara penyusunan, serta pengkodean arsip supaya mudah ditelusuri saat membutuhkan dokumen penting.

“Pengelolaan arsip lebih kepada manajemen kearsipan agar tidak acak-acakan dan mudah ditemukan. Jadi mereka bisa memilah mana arsip yang sangat penting dan tidak, mana arsip boleh dilihat semua orang juga tidak. Misalkan rahasia negara tentunya tidak diberikan izin untuk dilihat kepada semua orang,” paparnya.

Tidak hanya melakukan penataan arsip, Kantor Arsip Kota Tangsel juga melakukan workshop penyusunan anggaran di 2016 mendatang. Rochijah menginginkan, dalam penyusunan anggaran kedepan, lebih banyak urusan daripada non urusan.

“Kita memberikan pelatihan kepada staf arsip agar bisa lebih baik dalam penyusunan anggaran. Tentunya, penyusunan sesuai dengan kebutuhan Kantor Arsi,” ungkapnya.

Sementara itu, Kepala Bagian Tata Usaha Kantor Arsip Kota Tangsel, Abdus Somad menjelaskan, kegiatan pembinaan harus terus ditingkatakan supaya peserta memiliki ideologi tentang arsip. Sebab arsip tidak selalu statis seperti kebanyakan mereka anggap ditempat atau digudang tidak ada orang. Tapi bagimana menganggap arsip itu memiliki unsur dinamis.

“Dikatakan arsip dinamis adalah arsip yang sering dibuka dan dapat dilihat orang lain. Sifatnya tidak selalu disimpan dalam gudang tak bertuan. Arsip ini misalkan sejarah masa lampau Kota Tangsel, dan nilai-nilai satu bangsa yang sangat agung,” paparnya.

Buah dari penataan kearsipan yang sudah dilakukan selama ini dirasakan lewat keberhasilan Kelurahan Rempoa, Ciputat Timur bulan lalu menyandang predikat sebagai daerah terbaik pengelolaan kearsipan se-Banten. Dalam hal tata kelola kearsipan, Kelurahan Rempoa menerapkan pola manual dan elektronik.

“Yang jelas, dibandingkan dengan kelurahan lainnya, di Kelurahan Rempoa itu sangat rapih, baik itu arsip mengenai surat-menyurat, juga dokumen-dokumen lain yang ada di kelurahan. Arsip itu tidak hanya menyangkut surat-menyurat, tetapi juga dokumen-dokumen itu di tata sedemikian rupa sehingga tersusun sangat rapih. Itu hasil penilaian pihak Provinsi dan menjadi Juara 1,” imbuhnya. (adv)