Pengelolaan Arsip Digital Tingkatkan Efisiensi di SMP dan SMA Dharma Karya

Tangerang Selatan,  Dosen Program Studi D-IV Kearsipan Universitas Terbuka kembali mengadakan kegiatan Pengabdian Masyarakat di SMP dan SMA Dharma Karya Universitas Terbuka (Yayasan Ananda Indonesia). Kegiatan yang berlangsung ini mengusung tema “Pengelolaan Arsip Digital” dengan memanfaatkan program Microsoft Access untuk memudahkan proses penyimpanan, pengelolaan, dan pencarian arsip secara digital.

Dalam sambutannya, Titi Samsiyah, S.S., M.Si., menyampaikan bahwa penggunaan Microsoft Access dalam pengelolaan arsip digital ini diharapkan dapat mempercepat akses informasi dan meningkatkan efisiensi administrasi sekolah. Di Ciputat pada, Jumat (8/11/ 2024).

“Melalui fitur-fitur terintegrasi di Microsoft Access, pengguna dapat dengan mudah menambah, memperbarui, menghapus, dan mencari arsip yang dibutuhkan. Database ini dapat diakses secara manual tanpa jaringan internet, sehingga sangat membantu guru dan staf tata usaha dalam mengakses dokumen,” jelasnya.

Aplikasi yang dirancang dengan menggunakan Microsoft Access ini diharapkan mampu mendukung proses pengarsipan dokumen secara digital di lingkungan sekolah. Ketua Program Studi D-IV Kearsipan, Aulia Nurdiansyah, M.A., yang menyampaikan materi pelatihan, menjelaskan bahwa aplikasi tersebut memiliki fitur yang terstruktur untuk memastikan semua arsip digital tersimpan dengan aman, terorganisir, dan mudah diakses.

Aulia menguraikan tiga fitur utama dalam aplikasi pengelolaan arsip ini, yaitu:

1. Penambahan Arsip Baru Memungkinkan pengguna menambahkan arsip baru dengan data yang lengkap, termasuk file digital.

2. Pencarian Arsip Cepat

Memudahkan pencarian arsip berdasarkan berbagai kriteria, seperti nomor berkas, tahun, uraian item arsip, dan tanggal.

3. Pembuatan Laporan dan Cetak Dokumen Mendukung pembuatan laporan yang dapat dicetak atau diekspor ke Excel untuk keperluan pelaporan rutin.

Kegiatan ini juga melibatkan peserta secara langsung dalam praktik penggunaan database. Para dosen mendampingi peserta dalam melakukan klasifikasi arsip dan memastikan proses penginputan arsip berjalan dengan benar.

Ibu Diva, salah satu peserta, mengungkapkan apresiasinya terhadap Program Studi D-IV Kearsipan Universitas Terbuka yang telah memberikan solusi pengelolaan arsip digital bagi sekolah. “Kami sangat berterima kasih. Semoga setelah pelatihan ini, arsip di sekolah dapat tertata dengan baik dan lebih mudah ditemukan kembali,” ujarnya.

Kegiatan Pengabdian Masyarakat ini merupakan langkah awal dari komitmen Program Studi D-IV Kearsipan Universitas Terbuka dalam memantau dan mendukung pengelolaan arsip di sekolah Dharma Karya. Diharapkan pelatihan ini memberikan manfaat jangka panjang bagi para guru dan staf tata usaha dalam menjalankan tugas administratif sehari-hari.

Penulis : Viola DPS & Evi Zakiyah

Editor : Hary